مهارات هامة لقادة التدريب

موضوع: مهارات هامة لقادة التدريب 11/10/2009, 07:45

سوف ابدأ معكم استعراض بعض المهارات الهامة لقادة التدريب حيث لا شك أن للعنصر البشري أهمية كبيرة في إدارة أى منظمة من المنظمات ، بل وفي وصول المنظمات و الجمعيات إلى أهدافها بفاعلية واقتدار داخل وخارج هذه المنظمة أو تلك ، كما أن أي إدارة مهما كانت ضخامة عدد المشتغلين بهـا أو ضخامة الإمكانات المادية والمالية المتوفرة لديها ، فلن تكون فعالة في أداء مهامها ، ولن تكون قادرة على الوصول إلى أهدافها المنشودة ، إلا بوجود عنصر بشـري مؤهل ومدرب وقادر على أن يتحمل الأعباء المختلفة للقيام بمهامه
وتجدر الإشارة إلى أن مهمة قائد التدريب تختلف إختلافا كبيرا عن باقى المهام الأخرى ، فالمشتغلين فى مجال التدريب لا يمارسون أعمالا روتينية ثابتة ، ولا يقومون بمهـامهم وأنشطتهـم على وتيرة واحدة أو بنمط واحد مثل غيرهم ، ولكنهم يمارسون عملهم بشكل متجدد ومتغير ومتنوع ، يتفق مع التغير والتطور فى أذواق و قدرات المتدربين ، ويتناسب مع التغير والتطور فى وسـائل الإتصال الحديثة . لذلك يجب أن يمتلك المشتغلون بالتدريب مهارات أكثر ، وطاقات أكبر ، وأن تتوافر فيهم مواصفات أفضل ، وأن يتمتعوا بخصائص أوسع من تلك التى يجب توافرها فى أى عنصر عادى فى المنظمة او الجمعية .
ويعتبر المدرب من أهم عنصر فى عناصر عملية التدريب ، فهو الذى يبدأ التدريب وهو الذى ينهيه ، وهو الذى يحدد الأفكـار التى يرغب فى توجيههـا إلى المتدربين ، وهو الذى يصيغ هذه الأفكار فى شـكل رسـائل لتتلائم مع طبيعة ومستوى المتدربين الذين يخاطبهم ، وهو الذى يختار وسـيلة أو وسائل التدريب المناسبة للموضوع وللجمهور ، وهو الذى يختار الوقت المناسب لبدء عملية التدريب . كذلك فإن قائد التدريب هو الذى يحرص على معرفة رد فعل المتدربين حول الرسائل والأفكار التى يوجهها ، وهو الذى يسعى جاهدا لمعرفة تأثير هذه الرسائل وما إذا كانت قد حققت الأهداف المقصودة منها أم لا .
لذلك فإن مسئولية نجاح الإتصال أو فشله فى التدريب تقع فى جزء كبير منها على عاتـق قادة التدريب فى المقام الأول . من هنا كان لزاما عليهم لكى يكونوا بارعين فى آدائهم ، ومؤثرين فى إتصالاتهم ، وأن يتمتعوا بمجموعة من المهارات الإتصالية المختلفة ، التى تساعدهم على التعبير عن أفكارهم بوضوح ، وتوصيلها إلى الجمهور بسهولة ويسـر وإقناعهم بها ، وبالتالى تحقيق التأثير المنشود لديهم .
و من هذه المهارات
مهارة التقديم الفعال
مهارة الحديث
مهارة الاقناع
- - - - - - -
والان فالنبدأ مع المهارة الاولى :
مهارة التقديم الفعال
كيف يمكن تقديم عرض جيد وتوصيل الأفكار بفاعلية ؟
يمكن تعريف التقديم الفعال بأنه : قدرة قائد التدريب على عرض وتوصيل رسالته الى الجمهور الذى يخاطبه بطريقة واضحة وجذابة ، بحيث تؤدى الى إحداث التغيير المرغوب فى فهم وآراء هذا الجمهور ليصبح أكثر فهما وأكثر وعياً بموضوع معين .
إن القدرة على توصيل رسالة واضحة ومقنعة عبر التقديم الفعال ، يمكن أن يؤدى الى خلق الثقة المتبادلة ، وإثراء السمعة الطيبة ، وكسب الصفقات ، وحل المشكلات ، وإنجاز الأعمال . لذلك يحتاج قائد التدريب إلى الإعداد الجيد والتنظيم السليم ، لكى يكون مشوقاً فى عرضه وجذاباً فى طرحه ومقنعاً فى رسالته . فمن الطبيعى أن قائد التدريب يحتاج إلى مناقشة ومحاورة المتدربين التى يستهدفها بفئاتهم المختلفة ، سواء كان ذلك من خلال تقديم المحاضرات أو المناقشات أو عرض التقارير عن الإنجازات المختلفة ، أو شرح المشكلات والصعوبات التى تواجه العمل أو عرض لبحث تم القيام به أو غير ذلك . ولكى يستطيع قائد التدريب أن يقدم عرضا جيدا ويتمكن من توصيل أفكاره بفاعلية ، فإن هناك بعض المهام التى يجب إنجازها قبل وأثناء وبعد التقديم .

و الان مع مع يجب انجازه من مهام قبل تقديم العرض التدريبى

أولا : قبـل التقديــم

( 1 )

إعـرف الهدف جيداً :
إن قائد التدريب يجب أن يسأل نفسه أولاً ماهو الهدف أو الأهداف من هذا التقديم ؟ وما الذى يسعى الى تقديمه من وراء هذا العرض ؟ فمن الضرورى أن يحدد منذ البداية ما هو الهدف الذى يريد تحقيقه . هل هو تقديم معلومات معينة بقصد خلق المعرفة الأولى عند الحاضرين حول موضوع معين ، أم أنه شرح وتوضيح للموضوع بهدف خلق المعرفة الكاملة بجوانب الموضوع أو تفنيد الشائعات وإظهار حقيقة الأمر وبيان ماهيته ، أم أن الهدف هو تكوين آراء وإتجاهات معينة حيال قضية من القضايا ، أم تعديل الآراء والإتجاهات الموجودة فعلا . وقد يكون الهدف إقناع الناس بفكرة معينة بهدف التعاون من أجل حلها مجتمعين ، وقد يكون الهدف مطالبة الناس بسلوكيات معينة تحقق مصلحتهم ومصلحة مجتمعهم .
إن وضوح الهدف منذ البداية يمكن قائد التدريب من تقديم المعلومات والحقائق والآراء والبيانات والأدلة التى تخدم الهدف . كما أن معرفة الهدف تمكنه من ترتيب خطوات العرض بما يخدم الهدف المطلوب تحقيقه .
ان تحديد الهدف من التقديم يؤدى ثلاث وظائف مهمة هى :
أ - المساعدة على صياغة الرسالة بشكل فعال يؤدى الى احداث التغيير المطلوب بين المتدربين .
ب - المساعدة على بناء رسالة واضحة ومرتبة بطريقة تمكن المتدربين من المتابعة والفهم .
ج - توفير مقياس حقيقى للتعرف على مدى نجاح التقديم بفاعلية .
كذلك يجب على قائد التدريب معرفة ما إذا كان هناك أشخاص آخرون سيقومون بالتقديم معه أم سيكون بمفرده ، وهل هم زملاء له فى نفس المجال أم فى تخصصات أخرى ، أو أنهم منافسون ، وما هى الموضوعات التى سيقدمونها ، واين يقع ترتيبه فى قائمة المتحدثين ، وما هى الفترة المخصصة له للتقديم ، وما هى الفترة المخصصة للآخرين ، وما هو العدد المتوقع لجمهور المشاركين . أيضا يجب معرفة ما إذا كان هذا التقديم جزء من حدث أكبر كمعرض او دورة تدريبية مثلا ، أو مؤتمر سنوى ، أو نـدوة تثقيفية أو مهنية ، وما هى الفكرة المحورية للموضوع ، وغير ذلك من الامور التى ينبغى ان يضعها قائد التدريب فى الاعتبار عند تحديد أهدافه من التقديم .
( 2 ) إعـرف جمهورك :
أى أن قائد التدريب يجب أن يعرف من هو جمهوره ، هل هو جمهور عام أم جمهور متخصص ؟ ما هى معلوماتـه ؟ وما هى خبراتـه ؟ وما هى إحتياجاتـه ؟ وما هو أعماره ؟ وما هو عدده ؟ ... إلخ . فينبغى أن يستكشف قائد التدريب العامة شخصية الجمهور الذى سيخاطبه قبل أن يقوم بالعرض ، وإلى أى فئة وظيفية ينتمون ، وما هى معلوماتهم عن الموضوع الذى سيعرضه ، وما هى إتجاهاتهم نحوه ، وما هى المعلومات التى يرغبون فى معرفتها ، وما هى الخبرات المتوافرة لديهم حول الموضوع . أى أن قائد التدريب يجب ان يعرف من هو الجمهور الذى سيحضر التقديم ، وان يحدد ما الذى يتوقعون الحصول عليه ، وان يفهم ما الذى سوف يشجع الجمهور على الإصغاء الى رسالته وفهمها وتذكرها . فإذا دون قائد التدريب بعض الملاحظات عن جمهوره الذى سيخاطبه ، فسوف يجد أنها ذات قيمة لا تقدر بثمن عندما يستعد لإلقاء تقديمه .
ان معرفة خصائص المشاركين من حيث الاهتمامات العامة والخلفية العلمية والعملية والفئة العمرية والمستوى الإقتصادى والاجتماعى والتوجهات السياسية والمهنة يساعد قائد التدريب على تحديد أفضل طريقة للتقديم بشكل فعال .
فى بعض الحالات قد يكون من المهم ان يعرف قائد التدريب ما يعرفه جمهور الحاضرين عنه وعن منظمته وعن آرائه فى بعض القضايا ، حتى يكون مستعدا للرد على أية سؤال أو إستفسار حول هذا الموضوع ، وحتى يكون أسلوب التقديم متناغما مع معلومات الجمهور .
ان معرفة قائد التدريب لدوافع الجمهور لحضور التقديم والعرض ، يساعد كثيرا فى تقديم عرض فعال .
فعادة ما يحضر الجمهور لسبب أو لآخر من الأسباب الآتية :
أ - الحضور بسبب الإهتمام بالموضوع .
ب - الحضور بسبب الحاجة الى المعلومات .
ج - الحضور بغرض التسلية والترفيه .
د - الحضور بغرض الهروب من العمل .
هـ - الحضور مجبرين ورغم إرادتهم .
أى أن هناك خمسة أسباب مختلفة وراء حضور الجمهور للعرض ، فمثلا حضور ندوة فى أحد المعارض التى تقيمها المنظمة ، يمكن أن يحضرها زوار المعرض الذين يرغبون فى الحصول على قسط من الراحة قبل معاودة التجول فى المعرض ، وقد يحضرها الجمهور المهتم فعلا بموضوع الندوة ، وقد يحضرها المعارضون الذين يريدون إبراز وجهة نظرهم حيال الموضوع الذى سيتم تقديمه أو يصوبون إنتقاداتهم .
لذلك فإن قائد التدريب الناجح هو الذى يستطيع ان يبرز فى تقديمه جوانب هامة ومفيدة تساعد الجمهور على :
أ - أن يصبحوا أكثر فاعلية فى العمل .
ب - أن يقيموا البدائل المتاحة امامهم للوصول الى قرار .
ج - أن يحلوا المشكلات التى تواجههم .
د - أن يشعروا بأن هناك اشخاص يفهمون مشاكلهم ويعملون على حلها .
فإذا ادرك الجمهور ان ما يقوله قائد التدريب يرتبط بقضاياهم ويعرض مشاكلهم ويلبى حاجاتهم ، فإن الإحتمال الأكبر أنهم سيهتمون بالتقديم وسيصغون له وسيفهمونه ويتذكروه .
( 3 ) استعد جيدا للموضوع :
يتمثل الإستعداد للموضوع فى وضع جوانب عديدة فى الإعتبار مثل حجم ونوعية المعلومات ، ووسائل التقديم المساعدة ، والنماذج التوضيحية وغيرها . إذ انه من الضرورى لقائد التدريب أن يستعد للموضوع الذى سيقدمه جيدا ، وذلك بجمع أكبر قدر من المعلومات الحديثة والدقيقة ، بحيث يكون لديه إلمام كافى ووافى بالموضوع ، الأمر الذى يعطيه الثقة بالنفس والقدرة على معالجة الموضوع بشكل جيد وإظهار مواهبه وقدراته أثناء العرض ، ويمكنه من الرد على أى أسئلة أو إستفسارات حول الموضوع . ويشمل الإستعداد للموضع ما يلى :

أ – تحديد النقاط الرئيسية للموضوع ، والتى يرغب فى توصيلها للجمهور . إذ أنه من غير المقبول ان يترك تحديد نقاط الموضوع للدقائق القليلة التى تسبق التقديم ، لأن ذلك من شأنه أن ان يتسبب فى السلبيات التالية :
 إغفال بعض المعلومات المهمة بقصد أو بدون قصد ، نتيجة تزاحم الأفكار أو بسبب النسيان .
 عدم تلبية حاجات الجمهور فى المعلومات والبيانات التى يرغبون فى الإستماع إليها .
 عدم إختيار النقاط الأكثر أهمية والتى تزيد من فاعلية العرض .
 عدم الفاعلية فى العرض بسبب عدم ترابط الافكار والتسلسل فى الموضوع .
من هنا كان لابد من تحديد نقاط التقديم بحيث لا تزيد عن ثلاث أو أربع نقاط رئيسية على الأكثر ، يتخلل كل واحدة منها ثلاث أو اربع نقاط فرعية ، مع تحديد أفضل ترتيب لتقديم هذه النقاط ، وجمع أكبر كم من المعلومات حول كل نقطة منها واستيعاب هذه المعلومات جيدا وترتيبها فى الذاكرة أيضا حتى يمكن تقديمها بشكل جيد .
ب – الإستعانة بوسائل التقديم المساعدة ، وذلك لجذب انتباه الجمهور وإثارة اهتمامه أثناء التقديم . حيث أن إستخدام هذه الوسائل يساعد كثيرا فى توصيل المعلومات للجمهور بصورة أكثر فاعلية من مجرد الكلام ، إذا أُحسن إعدادها وإستخدامها بشكل سليم .
وتتنوع هذه الوسائل ما بين الداتا شو والشرائح والشفافيات والفيديو والتسجيلات الصوتية والمطبوعات بأنواعها ( كتيبات – مطويات – نشرات – ملصقات ... إلخ ) ، والنماذج والمجسمات ، والسبورات بأنواعها ( الورقية – الحائطية ) ، وزرع أحد المساعدين وسط الجمهور وغيرها من الوسائل ، على أن يتم إختيار الوسيلة المناسبة للموضوع وللجمهور وللإمكانيات المتاحة والتجهيزات المتوفرة فى مكان التقديم .
وهناك العديد من المميزات التى يمكن تحقيقها أثناء التقديم بإستخدام الوسائل المساعدة منها ما يلى :
 مساعدة جمهور الحاضرين على استيعاب المعلومات بشكل أسرع .
 مساعدة الجمهور على متابعة عناصر الموضوع وأفكاره المختلفة .
 سهولة فهم المعلومات الصعبة والمعقدة خاصة اذا كانت هناك أرقام وإحصائيات .
 إمكانية عقد المقارنات بين موقفين أو حالتين أو منظمتين مختلفتين .
 يمكن للصور والرسوم أن تثير الخيال بطريقة اسهل من الكلمات .
 يمكن للصور والرسوم أن تنقل المعلومات بصورة أكثر إيجازا .
 تبقى المعلومات التى تقدم بإستخدام الوسائل المساعدة عالقة بالذهن لفترة أطول .
ج – زيارة مكان التقديم إن أمكن ، ومراجعة الترتيبات والإستعدادات والتجهيزات الخاصة بمكان العرض . والتأكد من سعة المكان وترتيب المقاعد والإضاءة والتهوية وسلامة أجهزة العرض المتوفرة ، والوصلات الكهربائية ، والميكروفونات اللازمة للمتحدث وللجمهور ، وترتيب دخول وخروج الجمهور ، كذلك تجربة المادة المعدة للتقديم على الأجهزة المتاحة والتأكد من سلامة كل شئ فى المكان حتى لا تكون هناك أية عوائق أو صعوبات أثناء التقديم .

د – التدريب على العرض ( البروفا ) : يعتبر التدريب على العرض فرصة جيدة لقائد التدريب لتطوير وتحسين مهارته على التقديم ، ولكسب مزيد من الثقة بالنفس من خلال إجراء بروفا مشابهة تماما لما سيقوم به يوم التقديم ، كما يعتبر فرصة لتدريب وتنشيط الذاكرة على إستدعاء المعلومات بنفس ترتيب يوم التقديم وكذلك التدريب على كيفية إدارة النقاش والحوار إن لزم الأمر ذلك ، أى أن التدرب على العرض يمكن قائد التدريب من معرفة ما سيكون عليه الوضع يوم التقديم .
فى بعض الحالات قد يكون هناك تقديما جماعيا لعدد من المتحدثين بحيث يعرض كل منهم جزء معينا مثل عرض مشروع معين أو تقرير سنوى ، وعليه يجب إجراء مثل هذا التدريب حتى يكون هناك ترابط وتكامل بين المتحدثين بشكل جيد وبصورة تسمح بنقل رسالة واحدة متكاملة وليس مجموعة عروض متفرقة أو غير مترابطة .
من الضرورى أن يتم هذا التدريب قبل التقديم بوقت كاف يسمح بإجراء أية تعديلات أو تغييرات على محتوى المادة التى سيتم تقديمها ، او على الوسائل المساعدة التى سيتم الإستعانة بها أثناء التقديم . ولكى يبدو التقديم تلقائيا فإنه يجب التدرب بشكل كاف على التقديم ، سواء إعتمد مسئول العلاقات العامة على الذاكرة فى التقديم أو على مذكرة تحتوى على النقاط الأساسية ، أو على المادة المعروضة ، بحيث يكون ملما إلماما كافيا بالنقاط التى سوف يتناولها فى التقديم .
وفى بعض الحالات قد يستعين قائد التدريب بكاميرا فيديو أو جهاز تسجيل لتصوير أو تسجيل التدريب الذى سيقوم به على التقديم ، ومن ثم يعيد مشاهدة أوسماع نفسه والتعرف على جوانب القصور فى التقديم سواء أخطاء فى التقديم أو بعض حالات الإرتباك التى قد تنتابه أو نسيان بعض المعلومات أو عدم إستخدام تعبيرات الوجه وحركات اليدين بشكل جيد ، وكذلك لقياس الوقت المخصص للتقديم أيضا حتى لا يتم تجاوزه بشكل ممل أو الإنتهاء من العرض قبل الوقت المحدد بشكل مخل . كما أن قائد التدريب يمكنه الإستعانة ببعض الأصدقاء أو الزملاء أو العاملين كجمهور مماثل للجمهور الحقيقى الذى سوف يتم التقديم أمامه ، ومن ثم يتعرف على وجهات نظرهم فى التقديم والملاحظات التى يبدونها ، وبالتالى يعمل على معالجتها وتلافيها تماما .
وتجدر الإشارة أنه فى إطار إستعداد قائد التدريب للتقديم ، يجب عدم حفظ العبارات والفقرات عن ظهر قلب ، فيبدو أمام الجمهور كما لو كان يسمع لهم قصيدة أو مادة محفوظة وبالتالى يفقد التفاعل مع الجمهور ، ولكن الأفضل عن ذلك هو إستيعاب الموضوع جيدا يمكنه من التلقائية فى التقديم والحفاظ على التفاعل والتجاوب مع الجمهور .
( 4 ) تحمس للموضوع :
إن تحمس قائد التدريب للموضوع الذى سيقدمه ، يجعله يبذل كل ما فى وسـعه لتقديم أفضل عرض ممكن . فمن حيث المعلومات سيعطى كل ماعنده ، وكل ما يعرف حول الموضوع ، ومن حيث طريقة العرض سيحاول أن يكون جذابا ومبدعا ومشوقا فى أسلوبه ، ومن حيث التفاعل مع الجمهور سيكون محاورا ومناقشا بعقل مفتوح وقلب كبير . ويختلف الوضع إذا ما كان قائد التدريب يقدم موضوعه بشكل روتينى ، ففى هذه الحالة سيكون التقديم مملا أو على الأقل غير جذاب لجمهور الحاضرين ، ومن ثم سيفقد كثيرا من أهدافه وفاعليته وقدرته التأثيرية على الجمهور .

من مذكرات اللورد /ممدوح محمد خليل عثمان ،،،،،،،،، واللورد / ايمن بك عبد القوى