السجلات الكشفية
من التقاليد الكشفية المميزة وجود سجلات للطليعة وللفرقة يتم تداولها وتناقلها بين قياداتها , هذه السجلات بسيطة جميله يراعى فيها الدقة والنظام بحيث تكون مرآة عن أعمالها ونشاطاتها .
أهمية السجلات للفرقة الكشفية :
1ـ توثيق النشاطات المنجزة والتي سوف يتم انجازها . 2 ـ مرجع دائم بين يدي القائد ومن سيخلفه .
3 - وسيلة لتركيز عادتي النظام و الدقة للقائد وللأفراد .
السجلات الخاصة بالفرقة الكشفية :
قد يكون للفرقة الكشفية عدة سجلات متنوعة ويمكن وضعها في سجل عام موحد أيضا فهناك سجلات للقائد وسجلات للسكرتير ( امين السر ) وسجلات لامين الصندوق وامين المستودع وكذلك يجب ان يكون هناك ملفات لحفظ الأوراق وخلافه . ويمكن ان تقسم السجلات الى قسمين : 1 - الملفات 2 ـ السجلات
أ1 : الملفات
1 - ملف الصادر وفيه صورة لكل ما يكتبه القائد والعريف الأول من خطابات او رسائل الى افراد او هيئات خارج الفرقه او أولياء الأمور .
2 - ملف الوارد وفيه كل ما يرد للفرقه من خطابات وتعاميم وتوجيهات .
3 - ملف للنشاط العام ويوضع فيه الأوراق التي استخدمت للتخطيط لمعسكر أو رحلة أو أي نشاط كشفي آخر
4 - ملف للصور او البوم تجمع فيه كل الصور عن المناسبات الكشفية للفرقه ويمكن أن يساهم في هذا الملف كل فرد في الطليعة او الفرقة فيزودها المصور بلقطات عن المعسكرات الكشفية والرسام باللوحات المرسومه عن الأنشطة ورسام الخرائط بطرق ومواقع المخيم وبهذا يعتز كل فرد بهذه الملفات لانه اشترك فيها بنفسه وبفخر كل فرد بها لأنها تحوي تراث الفرقه والطلائع والأفراد
2 : السجلات الدفترية :
1 - سجل النشاط الكشفي ( للطليعة وللفرقة ) : ويحتوي هذا السجل على :
ـ بيانات ومعلومات عن الفرقة وأفرادها (عناوينهم )
ـ الخطة السنوية ( أهدافها ـ وسائل تحقيقها ـ وتوزيعها على مدار العام )
ـ الأعمال التي تم تنفيذها ولم تدرج في الخطة والتقويم الأسبوعي للطلائع
- يدون في هذا السجل ما تقوم به الفرقة من رحلات على شكل تقارير شاملة لعدد من المعلومات المهمة عن الرحلة مثلا ( المكان ، الموعد ، العدد، القادة ، البرنامج ، الأهداف، مرئيات القائد عن الرحلة ……الخ
- تسجيل معلومات متكاملة عن المعسكرات التي قامت بها الفرقة ( نوع المعسكر ، العدد المشارك ، المكان ، الموعد ، قائد المعسكر ، برنامج المعسكر ، ملاحظات القائد عن المعسكر …..الخ
- وكذلك يخصص فيه جزء لتسجيل المراكز التي حصلت عليها في المسابقات والمنافسات داخل الفوج (الفرقة )
3ـ السجل المالي (للفرقة والطليعة ):
يوضح في هذا السجل الإيرادات والمصاريف وميزانية الفرقة .
ويخصص جزء منه لمتايعة تسديد الكشافين لاشتراكاتهم الشهرية .
4- سجل الصادر والوارد :
يسجل فيه ارقام الكتب الواردة والصادرة وخلاصة عن كل كتاب لسهولة الرجوع اليه عند الحاجة
5- سجلات التقدم لأفراد الفرقه
وهذه سجلات لكل فرد ينتمي للفرقه يسلم له عند انضمامه للفرقه ويستمر معه هذا السجل حتى انتقاله الى فرقه أخرى في مرحلة أخرى وفيه تسجيل دقيق عن الفرد منذ التحاقه بالفرقة في مرحلة معينه من حيث الترقي داخل المراتب او الحصول على الأوسمة وهذا السجل يحتوي منهج المرحلة كاملا يختار منه الفرد مايرى انه يستطيع اجتيازه ويتقدم للقائد لأجراء اختبار الخاص به عند ما يعلن القائد عن ذلك وبذلك يستطيع الفتى اجتياز ما يريد من الكل ويستطيع تحديد قدراته بنفسه .
6 ـ سجلات العهدة (امين المستودع ) :
يدون في حقوله ممتلكات النادي والفرقة والطليعة بأنواعها الثابتة (مفروشات وتجهيزات ... الخ ) و كذلك غير الثابتة ( المستهلكة ) بطريقة منظمة وتوضيح طريقة استهلاكها .
7- سجلات الاجتماعات ( الطلائع – الفرق ) :
يدون في هذا السجل تقرير مفصل عن الاجتماعات على مستوى الفرقة أو الطلائع / فمثلاً يسجل فيه الموعد ، عدد المشاركين ، برنامج الاجتماع ، الأهداف التي تحققت من الاجتماع ، مميزات الاجتماع …. الخ
8 - سجل مجلس الشرف :
سجل خاص باجتماعات مجلس الشرف للفرقة المكون من القائد والعريف الاول وعرفاء الطلائع ، يدون فيه تقرير مفصل عن اجتماعاتهم ، موعده ، مكانه ، المشاركون فيه ، جدول أعمال الاجتماع البرنامج الزمني ، توصيات الاجتماع ……….الخ
هذا تصور عام عن السجلات الكشفية قد يجدها البعض كثيرة وقد يقترح البعض الآخر إضافة المزيد منها وفي الحالتين لا مهرب من فتح السجلات وأرشفة كل (أو بعض ) ما تقوم به الطليعة و الفرقة معتمدين البساطة والدقة في نقل صورة حية عن نشاطاتها وأعمالها وأفرادها
موضوع: السجلات الكشفية 
18/2/2010, 00:01
