أولاً: معلومات اساسية عن الرؤية والرسالة
تعتبر الرؤية والرسالة من المرجعيات الاساسية للمؤسسة، وهما من الخطوات الأولى التي تتخذها اي مؤسسه عند بدء إنشائها.
فالرؤية هي بيان تعبر فيه المؤسسه عن نظرتها للمستقبل، كيف ترى نفسها في المستقبل؟
كيف ترى الفئات الذين تخدمهم في المستقبل؟
فالرؤية هي صورة ملهمة وإيجابية للمستقبل، وتشجع اعضاء الجمعية والمحيطين بها على النظر بإيجابية للمستقبل.
اما الرسالة فهي بيان يوضح اسباب وجود المؤسسة،
ما الخدمات التي تقدمها؟
من تستهدف؟
وكيف تخدمهم وتساعدهم؟
فالرسالة توضح كيف ستحقق المؤسسة رؤيتها.
ونظراً لخصوصية مضموني الرؤية والرسالة، فإنهما تمثلان "البوصلة" لكافة جهود ونشاطات المؤسسة وتوجهاتها. فأهداف المؤسسة يجب ان تعبر عن رسالتها، والخطة الاستراتيجية تأتي بأهداف استراتيجية تستجيب لرسالة المؤسسة، وكذلك النشاطات والخدمات يؤدي تطبيقها الى إحداث آثار وتغييرات في المجتمع تجد صداها في رسالة المؤسسة فأي شيء تقوم به المؤسسة يجب ان يؤدي بالضرورة الى تحقيق رسالتها وبالتالي رؤيتها.
ورغم اهمية الرؤية والرسالة، إلا ان الكثير من المؤسسات تقوم بإعدادهما وتعتبر ان الاهداف المنصوص عليها في نظامها الاساسي تفي بالغرض. ومن الاخطاء الشائعة كذلك، تعتبر بعض المؤسسات ان الرؤية والرسالة ثابتين لا يمكن تغييرهما او تعديلهما، وعلى العكس من ذلك فإنه علىالمؤسسة ان تراجع رؤيتها ورسالتها كلما اقتضت الحاجة الى ذلك وان تعدلهما او تغيرهما اذا ما طرأت امور مستجدة عليهما. ولكن تجدر الاشارة على ان الرؤية، وبحكم طبيعتها المستقبلية، يمكن ان تتسم بالديمومة اكثر من الرسالة، حيث ان الرؤية عادة ما يتم تعديلها بعد مرور 3-5 سنوات عليهما، اما الرسالة فمن الممكن ان يتم تعديلها او تغييرها بشكل سنوي.
خلاصة: تدرك المؤسسة اهمية وجود رؤية ورسالة لها تواكبان وتستجيبان لاحتياجاتها وتوجهاتها، وتعتبرهما نقطة الاساس الذي تنطلق منها اهدافها ونشاطاتها وكافة اعمالها.
ثانياً: مواصفات مضمون بيان الرسالة
حتى تؤدي الرسالة الوظيفة والغاية المرجوة منها، وحتى لا تواجه الجمعية اضطراباً في مطابقة اعمالها مع الرسالة، لا بد ان يتم مراعاة بعض المواصفات والمعايير عند إعداد مضمون بيان الرسالة، ومن اهمها:
• يحدد الغاية من وجود المؤسسة:
ان فهم الغاية والتعرف عليها مهم جداً للقرارات التي تتخذها الجمعية، فمن السهل على الجمعية ان تقوم بحملة جمع تبرعات او التخطيط لبرامج وخدمات اذا كانت الغاية من وجودها واضحة، وبدون وجود الغاية ستواجه الجمعية بعض العقبات والصعوبات في شرح اسباب وجودها ونشر نشاطاتها والتعريف بها. عند تحديد وصياغة الغاية من الجمعية في بيان الرسالة فكِر وانطلق من الاضافة المهمة التي ستضيفها الجمعية للمجتمع او للفئات المستهدفة.
• يصف آليات العمل:
يجب ان يوضح مضمون بيان الرسالة كيف ستحقق الجمعية غاياتها، فمثلاً تصميم برامج او خدمات او نشاطات هي من آليات العمل التي تتبعها الجمعية لتحقيق غاياتها.
• يحدد الفئات المستهدفة:
تحديد الغاية من وجود الجمعية يقود الى تحديد المستفيدين منها، وتتسع وتضيف الفئات المستهدفة بحسب غايات الجمعية.
والفئات المستهدفة في صياغة رؤيتنا ورسالتنا هم ( مجلس الأمناء _ أولياء الأمور _ العاملين بالمدرسة _ المتعلمين _ المهتمين بالتعليم ) ومشاركتهم لنا ضرورية جدا لنا ولهم .
• يصف قيم تقديم الخدمة:
المجتمع يهتم بالقيم التي تنطلق منها الجمعية في تقديم خدماتها للفئات الذين تستهدفهم، ولذلك على الجمعية ان تذكر قيمها في تقديم خدماتها، قد تكون هذه القيم دينية او إنسانية او فكرية... الخ، المهم ان تذكرها الجمعية.
• مضمون مركَز ومختصر وواضح:
إن تركيز مضمون بيان الرسالة وجعله محصوراً في جوانب واضحة يساعد الجمعية في تكوين صورة واضحة عنها لدى المجتمع، والاختصار في مضمون الرسالة يساعد على سهولة حفظه او تذكره من قبل
اعضاء الجمعية والمجتمع. ولا بد ان تتم صياغة بيان الرسالة بلغة واضحة وبسيطة ولا تحتمل التأويل ولا يكتنفها الغموض.
خلاصة: يتميز مضمون بيان الرسالة بأنه مركز ومختصر وواضح ويعبر عن الغاية من وجود الجمعية، وآليات العمل التي تطبقها لتحقيق هذه الغاية، ويحدد القيم التي تنطلق منها الجمعية في تقديم خدماتها، ويحدد الفئات التي تستفيد من هذه الخدمات.
ثالثاً: خطوات إعداد بيان الرسالة
يتطلب إعداد او تعديل بيان الرسالة القيام بعدة خطوات، وهي:
• تشكيل فريق إعداد بيان الرسالة:
إن مهمة إعداد بيان الرسالة مهمة جماعية تقتضي مشاركة ومساهمة عدد من الافراد، ومهمة هذا الفريق إعداد نسخة اولية لبيان الرسالة ليتم عرضها على الهيئة الادارية لتتم مراجعتها ودراستها وفي النهاية إقرارها.
ومن المهم جداً ان يضم هذا الفريق افراداً يمثلون كافة اجهزة وهياكل الجمعية، ومنهم: اعضاء من الهيئة الادارية، اعضاء من الهيئة العامة، المدير التنفيذي، العاملون، المتطوعون، افراد من الفئات المستهدفة، مستشارون او مدربون خارجيون ...الخ.
• تحديد مواصفات ومعايير بيان الرسالة:
وتم استعراض اهمها في الجزء الثاني من هذا القسم، وبإمكان الجمعية وضع ضوابط ومواصفات اخرى لضمان دقة صياغة بيان الرسالة.
• وضع صيغ اولية لبيان الرسالة:
يقوم اعضاء الفريق، منفردين او مجتمعين، بوضع صيغ اولية لبيان الرسالة الذي يقترحونه بالاعتماد على المواصفات والمعايير التي تم الاتفاق عليها.
ويتم بعد ذلك مناقشة هذه المقترحات بشكل جماعي من اجل اختصارها في بيان او بيانين.
• تقييم المقترحات:
يقوم الفريق هنا بتقييم المقترحات النهائية لبيان الرسالة ومن ثم اختيار بيان رسالة نهائي يتم تعديله وصياغته بصورة نهائية.
• إقرار بيان الرسالة ونشره:
يتم عرض بيان الرسالة النهائي المقترح على الهيئة الادارية لدراسته ومراجعته ومن ثم إقراره ونشره على كافة الاعضاء.
خلاصة: قامت الجمعية بإعداد بيان رسالتها بجهد جماعي وبمشاركة كافة المعنيين للاستفادة من مساهماتهم وآرائهم للوصول الى صياغة شاملة وفعالة لبيان الرسالة.
نصائح وتوجيهات
• تعرَف على اهمية وجود رؤية ورسالة لجمعيتك، وحدد الفائدة التي ستجنيها الجمعية من وجودهما
• تأكد من ان مضمون بيان الرسالة واضح ومركز ويحتوي على الغاية من وجود الجمعية واكيان عملها وقيمها والفئات المستفيدة من خدماته
• شجع الافراد المعنيين للمشاركة في إعداد وصياغة وتقييم بيان الرسالة
• ضع معايير لكتابة بيان الرسالة واعرضها على فريق العمل
• تبادل الافكار والآراء مع فريق العمل لوضع المقترح النهائي لبيان الرسالة
• تأكد من وجود فهم وتوافق حول بيان الرسالة النهائي
• قم بنشر الرسالة والتعريف به بعد ان حصل على موافقة الهيئة الادارية
موضوع: معلومات اساسية عن الرؤية والرسالة 
18/2/2010, 10:39
